Vertraging voorkomen? Vul je exportdocumenten goed in!

Vul transportdocumenten altijd correct in

Als je wilt dat je goederen vlot, veilig en snel getransporteerd worden, nationaal of internationaal, dan zijn de juiste transportdocumenten van essentieel belang. Daarnaast moet je deze formulieren, waaronder het Certificaat van Oorsprong en het EUR.1 Certificaat, natuurlijk correct invullen. Bij Ladoc helpen we je hier graag bij, zodat je transportdocumenten zonder problemen afgestempeld kunnen worden door de Kamer van Koophandel (KvK).

Het vervoeren van goederen en producten in eigen land of het buitenland brengt duidelijk heel wat formaliteiten met zich mee, waaronder bepaalde transportdocumenten. Welke documenten je precies nodig hebt, hangt vooral af van:

• Het product dat je vervoert
• Het land van bestemming
• Het geselecteerde transportmiddel

Sommige transportdocumenten moeten aan de douane getoond worden, maar dan betaal je in bepaalde gevallen wel een stuk minder invoerrechten. Met andere woorden, het correct invullen van deze documenten loont de moeite. Hier gaan we wat dieper in op twee van de belangrijkste transportdocumenten voor het vervoer van goederen: het Certificaat van Oorsprong en de EUR.1.

De oorsprong van goederen aantonen met de juiste documenten

Bij het transport van goederen moet de oorsprong ervan aangetoond kunnen worden door middel van een van de volgende types oorsprongsdocumenten:

• Preferentiële documenten, zoals een EUR.1
• Niet-preferentiële documenten, zoals een Certificaat van Oorsprong

Let op: je kunt naast een EUR.1 ook gebruik maken van een oorsprongsverklaring op de bijgevoegde factuur!

Belangrijk om te weten is dat je bij zo’n oorsprongsverklaring altijd moet toelichten hoe die oorsprong tot stand gekomen is. Dit kan je doen door een tariefpostverspringing op te geven of aan een ander specifiek criterium te voldoen. Daarbij is het ook verplicht om dit te staven met bewijsstukken, zoals een receptuur, calculatie of leveranciersverklaring.

Alles over het Certificaat van Oorsprong

Als je goederen buiten de EU exporteert, heb je in specifieke landen een Certificaat van Oorsprong nodig, ook wel CvO genaamd. Dit transportdocument bewijst in feite in welk land het vervoerde product gemaakt is. Vervoer je goederen binnen de EU? Dan is een CvO niet nodig.

Je vraagt het CvO aan bij de KVK via een exportzending, helemaal digitaal. Daarna vul je dit voorgedrukte formulier zelf in. Hoe dat moet en welke vakken op het document hierbij van belang zijn, lees je hieronder:

Vak 3

In Vak 3, bestemd voor het Land van Oorsprong, gebruik je geen afkortingen. Je voert hier het land of gebied van oorsprong in, zonder dat je gebruik maakt van een nationaal aanvaarde afkorting (zoals EC voor European Community). Dit kan immers voor problemen zorgen bij transport, omdat EC deel uitmaakt van de ISO-code van Ecuador.

Vak 4

Vak 4 hoeft niet in elke situatie ingevuld te worden, maar als dat wel zo is, vermeld er dan de naam van het voertuig bij of de woorden ‘or substitute’ om fouten te vermijden. Doe dat ook als de producten met een ander vervoersmiddel getransporteerd worden!

Vak 6

In Vak 6 geef je een zo compleet mogelijke beschrijving van de getransporteerde goederen. Het voordeel daarvan is dat je vragen vermijd aan de douane en dus ook vertraging.

Let op: het Certificaat van Oorsprong moet altijd ondertekend zijn door een volmachtigde, anders is het niet geldig!

Alles over de EUR.1

Naast het CvO is ook de EUR.1 een veelgebruikt transportdocument voor export en vooral interessant als je minder invoerrechten op transport wilt betalen. In veel landen maakt men er gebruik van, terwijl andere landen er door nieuwe handelsovereenkomsten niet meer mee mogen werken. In dit laatste geval moet je een verklaring gebruiken.

Belangrijk om te weten: op het EUR.1 document zijn er een paar verplichte en een paar optionele vakjes, zoals je hieronder ziet.

1. Vak 3, waar je de gegevens van de ontvanger invult, is optioneel. Als je deze gegevens invoert, verloopt het transport waarschijnlijk sneller.
2. Vak 12 is bedoeld voor de verklaring van de exporteur dat de producten aan de voorwaarden voldoen die in het certificaat vermeld staan. Dit heeft niet alleen betrekking op het document zelf, maar het betekent ook dat je de oorsprong van de goederen aantoont.
3. Vak 11 kan alleen door de douane behandeld worden als Vak 12 correct is ingevuld en ondertekend. Een beetje tegenstrijdig, dus belangrijk om te weten.
4. Vak 13 en Vak 14 op de achterkant van het groene blaadje van EUR.1 zijn bedoeld voor de douane, want hier vullen zij de gegevens in van het bijhorende exportdocument. Daarna wordt het transportdocument ook ondertekend en afgestempeld.

Zodra dit alles gebeurd is en het document door een bevoegd persoon is ondertekend, is je EUR.1 transportdocument officieel geldig!

Vul je exportdocumentatie altijd correct in!

Transportdocumenten zijn een must voor logistieke bedrijven en ondernemingen die (inter)nationaal goederen vervoeren. Erg moeilijk is het niet, maar doe het wel altijd correct. Zo bespaar je jezelf heel wat tijd, kopzorgen en geld.

Heb je naast bovenstaande transportdocumenten ook nog andere formulieren nodig voor het (internationaal) vervoer van gevaarlijke goederen of afvalstoffen? Ook die vind je bij Ladoc. Gebruik alvast bovenstaande tips en de export van je goederen loopt van een leien dakje!